御社の会議で、こういう人はいませんか？
✔️ 開始時刻に遅れて来る。
✔️ 会議中にスマホをチェックしている。
✔️ かかってきた電話に出て離席する。
✔️ 腕組みしたり、足を組んでいたり、態度がよくない。
✔️ 人の発言をさえぎって話し始める。
✔️ 否定的なことばかり言う。
✔️ 話が長すぎる。同じ話を繰り返す。
✔️ 会議の目的から外れた話をする。
✔️ 隣の人と勝手に雑談する。
✔️ 発言も質問もせず、ただ座っている。
もし、こういう人・行動が多かったら、その会議は時間ばかりかかって成果は出ないでしょう。
そして、残念なことに、世の中にはこういう会議が多く見られます。
会議は、【時間当たりの人件費×時間×人数】という、実は大きなコストがかかっています。
にも関わらず、会議の生産性はあまり意識されず、無用に長くて良い結論の出ない会議が繰り返されています。それでは、参加者のモチベーションも上がりません。
会議をよくするには、進行のテクニックの前に、「最低限のマナー」を参加者全員が守ることをお勧めしたいです。「ルール」と言ってもいいのですが、強制ではなく、誰もが自発的に取って欲しい基本的な態度という意味で「マナー」と呼んでみました。
そのマナーとは以下の「７つのマナー」です。
会議の７つのマナー
- 時間を守る 開始時刻には着席。遅れる場合は連絡。
- 集中する 離席しない。電話に出ない。関係ないことをしない。
- 目的に沿う 会議の目的や質問されたことに合った話をする。脱線・雑談しない。
- 簡潔に話す 長く話しすぎない。同じ話を繰り返さない。
- 傾聴する 人の話は一旦受け止めて、遮らず、否定せずに聴く。発言者の方を見る。
- 態度を守る 腕組みしない、足組みしない、頬杖をつかない。
- 貢献する 時間内に成果を出すために協力し、積極的に発言・質問・提案する。
いずれも、当たり前のようなことばかりなので、できている会社や組織は問題ありません。
できていない部分があると思い当たる所は、是非こういうことを社内で共有していただきたいです。
表現は、それぞれの職場に合うものにアレンジしていただければ結構です。
「うちの場合にどう書いたらいいかわからない」「どう共有したらいいかわからない」という方や、会議をどうしたらいいか相談したい方は、ページ一番下の「お問い合わせ」をクリックして、お気軽にご相談下さい。
