会議は準備が8割〜道具編

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会議は「準備が8割」と言われるぐらい、事前の備えが大事です。

前回の記事では「議題とその順位と時間配分」をお伝えしましたが、もう一つ、単純で大事なことがあります。

それは…

可視化の道具」です。意見を全員の「目に見える」状態にする道具。

書くことを面倒くさがる向きもありますが、いろんなメリットがあります。

⒈ 書かれていればみんなの視線と意識がそこに集中する(脱線しにくくなる)
⒉ 繰り返しや言った言わないがなくなる。
⒊ 何より「自分の意見が受け止められている」という安心感を参加者に与える。

ですので、書くことは強くオススメします。

さて、そのための道具ですが、以下の4種類があります。

⒈ ホワイトボードとマーカー

 壁かけタイプが部屋に備わっていればよし。
 なければ、持ち運びできるサイズのものでも結構です。
(最近は100円均一の店にも売られていますし、ネットで検索すれば様々なサイズのものがあります)

 壁かけタイプは大きくていいですが、どうしても書く人が参加者から離れてしまうのがデメリット。持ち運びタイプなら座ったまま、みんなの方を見ながら書くことでできて、かえっていいという面があります。

⒉付箋とサインペン

 付箋は、普通の75mm四方のもので結構です。

 意見を出してもらうのに、口で言いにくい人も一旦付箋に書いてもらうことで出しやすくなります。書いたものを集めてホワイトボードか壁、またはコンパネのようなボードに貼るといいです。

⒊ 紙とボールペン

 最悪、⒈ 、⒉ の物が用意できない場合でも、A4、あるいは、できればA3サイズの白紙に意見を記入して、時々「意見を整理すると、こういう感じですね」と確認のため参加者に見せるといいでしょう。「どれがいいでしょうか?」「その理由は?」と聞いていけば、焦点を絞りやすくなります。

⒋ パソコン・タブレットとプロジェクター

 パワーポイントやエクセル、ワードで入力してそれを投影するのももちろん良いです。何と言っても速いし、意見を動かして同じカテゴリーにまとめたりする作業がやりやすいです。記録者が参加者から離れなくていいのも利点です。最近はこちらをオススメしています。

いかがでしょうか?

何かしら、可視化の道具はないよりはあった方が効率的です。

使ったことない方は是非試してみてください。

お読みいただき、ありがとうございます。

今日も良い一日をお過ごし下さい。

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