会議は準備が8割ーその意味は?

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経営者・管理職・現場リーダーの皆さん、

会議の進行・ファシリテーションで困っていませんか?

だとすると、それは「準備不足」のせいかもしれません。

会議が上手くいくかどうかはかなりの部分、事前の準備にかかっています。

では、どのような準備をすればいいのでしょうか?

ここでは、「いろんな議題を扱う」よくある定例会議を想定してお伝えします。

最低限やっておきたい「基本のキ」は、以下の3つのことです。

⒈ 議題の順序決め(優先順位づけ)

⒉ 議題の時間配分

⒊ 考えてもらうための情報提供

1ができていないと、最初流れを決めるまでにいたずらに時間がかかり、雰囲気も悪くなります。

実際、最近も私が関係する会議でそのようなことが起きました。

そして、順序決めのためには、「他に議題がないか?」、他のメンバーから集めておく必要もありますね。ありがちなのが、その場で突然議題を加えられること。混乱の素です。

また、2の時間配分の計算なしに始めると、最初の方の議題で話が長くなり、後の議題がろくに話せなくなりがちです。

そして、大事なのが3の情報提供。

意見やアイディアがほしい議題の場合、事前にその旨を知らせて、参考情報や「何を調べてほしいか(例えばトレンド、マーケットの動勢等)」を伝えておくと、考えることができるし、少なくとも心の準備ができます。

こういう準備をしないで、「ぶっつけ本番」という会議が実に多いのです。

そりゃ、難しくなるはずです。

複数の多様な人が集まり、様々な問題について意思決定しようとするのですから、何の準備もなしにやるのは無理な話です。

逆に、準備をしっかりしておけば、その場でアタフタすることなく、スムーズに進行できて、みんながスッキリできます。

できる限り準備をし、事前に連絡もしておきましょう。

お読みいただき、ありがとうございます。

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