心理的安全性の高め方〜話しやすい会議にするコツ(2)オープニングの挨拶

ファシリテーションのことなら、岐阜県唯一の専門家にお任せを。ファシリテーションとは会議を円滑に進行し、チームの力を最大限に引き出すこと。ファシリテーターとは単なる司会ではなく意見とやる気を引き出す役割。中小企業等の組織活性化、心理的安全性の向上、風土づくり、チームビルディング、SDGsの促進等に必須のスキルです。管理職等の人材育成、社員教育に、その意味や手法、コツを研修や講座でお教えします。オンライン会議、WEB会議も対応。地域は岐阜、愛知、名古屋、東海地方はじめ全国に対応。 ファシリテーション

会議の心理的安全性を高める「オープニング」とは?

「みんなが意見を出してくれない…」

と、会議進行でお悩みの方にお伝えしたいことの続きです。

何と言っても「心理的安全性」を高めること。

つまり、話しやすい雰囲気をつくることが大事です。

本当は日頃職場で話しやすい関係をつくっておくことが重要で、それがないと、会議でいきなり話しやすい雰囲気にするのは難しいですね。

ですので、発言しない人とは日常で一対一で話をして信頼関係をつくり、「その意見すごくいいから、是非今度会議で聞かせて〜」と励ましておくといいかもしれません。

それを踏まえた上で、会議の場で進行役がどうしたらいいかを考えてみましょう。進行役が与える影響は大きいですので。

昨日は非言語表現、中でも「表情」の事をお伝えしました。

今日は、会議のオープニングの挨拶、「言葉がけ」です。

会議を始める時、どう呼びかけたら安全性を高められるでしょうか?

大事なのに「惜しい」オープニング(会議の冒頭の挨拶)

会議の冒頭での挨拶は雰囲気をつくる上でとても大事なのですが、「惜しい」ことが多いです。

おそらく、こんな感じ↓で淡々と事務的に進めるケースが多いと思います。

「お疲れ様です。定例の○○会議を始めます。議題は…です。では、報告をお願いします。…○○について、何かご意見ありませんか?」

信頼関係が既にできていれば、これでもいいのでしょうが、あまりできていない場合は厳しいかもしれません。

参加者が発言しないのはなぜ?その心理は?

そもそも、参加者が発言しないのはなぜでしょう?

おそらく胸中はこんな感じではないでしょうか。

「私は経験浅いから言いづらい…」

「考えがまとまってないから出せない…」

「的外れだったらイヤだな…」

「否定されるのではないかな…」

「批判的な人だと思われて、印象を悪くしたり、処遇に影響するのでは…」

会議の進行は大体上役の方がされると思いますが、「上に対してはモノが言いにくい」と、「下」の立場の人は思うものです。それは上役が考える以上で、決して上役の側には「圧」をかけるつもりがなくても、組織の中での上下意識は強いものです。

「安心」と「意欲」を引き出す言葉がけを

ですので、そこを配慮した上で、「安心」させること、そして、協力への「意欲」を引き出すことが、会議の冒頭では大事です。

では、具体的にどんな言葉をかけたらいいか?というと、

こういう趣旨のことを伝えるといいです。

<安心>

「どんな意見も貢献になるので大歓迎です。まとまってなくてもいいんです」

「決して否定しません。お互い否定しないようにしましょう」

「立場は関係ありません。この場ではみんな対等です」

「意見したからと言って、すぐ責任者にされることもありません」

<意欲>

「みんなの知恵が必要なんです(みんなの知恵をお借りしたい)」

「みんなの納得が必要なんです(みんなの納得で進めたい)」

「一緒に問題解決していきましょう(一緒にいい職場をつくっていきましょう)」

あくまで趣旨なので、細かい表現はそれぞれの好みや状況に応じて変えていただければ結構です。

私だったら、こんな感じに言います。

「お疲れ様です。定例の○○会議を始めます。色んな問題を改善していくには、みなさんの知恵や協力が欠かせません。どんな意見も歓迎です。つぶやきでもいいです。決して否定しません。立場も悪くはなりません。すぐ責任を押し付けられることもありません。だから安心して自由に話してください。一緒にいい職場をつくっていきましょう!いいですか?」

こうした言葉がけを、みんなの目を見ながら、真剣に、かつ、少し笑いながらするといいですね。

ご自分の言葉でいいし、長々と言わなくていいのですが、

とにかく、

安心させつつ、協力を呼びかけ、意欲を引き出す。

そういう意識を持って、そういう言葉をかけること。

それが大事です。

会議の心理的安全性を高めるために、是非トライしてみて下さい。

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