会議を「資料の朗読会」にしないために出来ること

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「会議が資料の朗読会になってしまっている」。


先日、ファシリテーションの勉強会に参加して、
企業の皆さんの会議のお悩みをお聞きする機会がありました。


たくさん出た中で、その場で一番共感が集まったのがこの「朗読会」化という問題でした。


司会進行役が資料を読みながら説明する時間が長く、
参加者からは意見が出ないとのことです。


さて、こんな場合どうしたらいいでしょうか?


もし、その会議が報告だけでいいなら、それでも構わないかもしれません。


しかし、問題解決の意見を出して欲しいのであれば、それでは困りますね。


そもそも、なぜ、そうなってしまっているのか?
と考えると、いろんなことがありますが、第一には、


説明の時間が制限されていない」ということがありますね。


言い換えると、
「説明にどれだけ時間を使うべきか」という共通認識がない、とも言えます。


ですので、説明は何分、その後、問題についての質問何分、対策の意見何分と、
会議の流れをフォーマット化しておく
それをみんなの共通理解にするということがオススメです。
(所謂「式次第」ですが、時間配分をつけてきちんと守るということです)


それに伴って、「説明資料はA4で1枚まで」等、
会議資料のフォーマット化」ということも考えられます。


つまり、「仕組み化」です。


単純なことですが、意外とやってないことが多いです。


その勉強会でも、私がそういう意見をしたところ、「あ〜っ」って感じで見られましたが、
私にとっては、その反応がちょっと驚きでした(笑)。


もし、会議で滞ってる部分があれば、
何か仕組み化できないかと考えてみてください。


ただし、この「朗読会」問題、実は、
もう一つ、そうなっている原因がありました。


そして、そちらの方が、ちょっと根深く、厄介な問題です…。


それについては、次回に。









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